Reuniões

Convocar reuniões 

Como docente para convocar uma reunião deverá aceder ao menu professor - reuniões - adicionar.

Após aceder a este menu será mostrada uma listagem com todas as reuniões convocadas pelo utilizador. 

Para o utilizador efetuar uma convocatória deverá carregar no botão “adicionar”. De seguida, será  aberta uma nova janela onde se insere o Título, Períodos para contabilização de faltas, Data, Hora, Sala, Turma, Presidente, Secretário e Ordem de Trabalho (estes campos são de preenchimento obrigatório).

Após o preenchimento destes campos deverá premir o botão “Guardar” e irá aparecer um novo separador chamado “Entidades”. Neste separador poderá adicionaras entidades até à hora da reunião, que irão ser convocados (o presidente e o secretário escolhidos anteriormente aparecem automaticamente nessa listagem).

Como direção pedagógica deverá aceder ao menu gestão pedagógica - reuniões - clicar em “adicionar”.

Após aceder ao menu os restantes passos para agendamento da reunião são iguais aos referidos acima para o docente.

Até à data da reunião ou até que o Diretor Pedagógico (doravante DP) aceite ou rejeite a convocatória de reunião, o utilizador pode eliminar esta convocatória. Para isso, terá de eliminar todos as entidades convocadas, exceto o Presidente/Secretário (estes docentes não poderão ser eliminados da listagem). Na listagem inicial, deverá selecionar a reunião e premir o botão “apagar”. Até o Diretor Pedagógico (doravante DP) aceite ou rejeite, não serão enviadas mensagens para nenhum utilizador.

No caso de o docente ser o presidente da reunião, poderá aceder às reuniões em que é presidente através do menu Professor → Reuniões. Pode alterar a “Ordem de trabalhos” da mesma, marcar faltas às entidades convocadas, escrever a ata, anexar documentos e finalmente encerrar a reunião premindo o botão “Encerrar”.

Após este procedimento, o Presidente não poderá alterar qualquer informação da reunião, mas se necessário o DP pode alterar o título, ordem de trabalhos e marcar ou tirar faltas às entidades convocadas mesmo depois de uma reunião estar encerrada.

Aprovar / recusar reuniões

Para que uma reunião tenha efeito, esta tem de ser aceite pela direção pedagógica. Para isso o perfil de  direção pedagógica, através do menu gestão pedagógica - reuniões, visualiza a lista de todas as reuniões convocadas (de base a listagem apenas mostra as convocatórias para reunião que ainda não  foram aceites ou rejeitadas do ano letivo ativo, a partir do filtro podem-se visualizar as outras reuniões).

Neste menu aceita a convocatória da reunião abrindo a mesma, premindo o botão “Aceitar”. Após aceitar uma reunião, todos os docentes convocados irão receber uma mensagem. Nesta mensagem irá constar toda a informação relativa à reunião. O utilizador que convocou a reunião também irá receber uma mensagem informando-o que a reunião foi aceite.

De referir que apenas a direção pedagógica poderá alterar qualquer informação da reunião, inclusive adicionar ou retirar docentes (os docentes adicionados/removidos irão receber uma mensagem de convocatória/cancelamento da reunião) mas apenas até a data de início da mesma.

A direção pedagógica pode também rejeitar/cancelar uma reunião. Caso queira rejeitar uma convocatória para reunião (antes desta ter sido aceite) terá de abrir a convocatória e premir o botão “Rejeitar” e então descrever o motivo da rejeição. Apenas o utilizador que convocou a reunião recebe uma mensagem a dizer que esta foi rejeitada.

Caso necessite de cancelar uma reunião (apenas poderá cancelar uma reunião caso esta não tenha faltas associadas ou não tenha sido encerrada.), deverá efetuar o mesmo procedimento mas em vez do botão “Rejeitar”, aparece o botão “Cancelar” e todos os utilizadores convocados, inclusive o utilizador que convocou a reunião, irão receber uma mensagem a mencionar que a reunião foi cancelada.

Replicar reuniões

Dentro da reunião e ao lado do botão “Fechar”, após criá-la, terá acesso a um botão "replicar reunião" que irá repetir esta reunião até à data que indicar, com toda a informação identificada (ordem de trabalhos, etc).

Eliminar convocatórias 

Até à data da reunião ou até que o Diretor Pedagógico aceite ou rejeite a convocatória de reunião o utilizador pode eliminar esta convocatória. Para isso terá de eliminar todos os entidades convocadas, menos o Presidente/Secretário (estas entidades não poderão ser eliminadas da listagem). Na listagem inicial deverá selecionar a reunião e premir o botão “apagar”. 

Poderá ainda alterar todos os dados (Título, Períodos para contabilização de faltas, Data, Hora, Sala, Turma, Presidente, Secretário e Ordem de Trabalho e também os docentes convocados) até à data da reunião ou até o DP aceitar ou rejeitar. Até este ponto não serão enviadas mensagens para nenhum utilizador.

O presidente da reunião 

O presidente da reunião poderá aceder às reuniões em que é presidente através do menu reuniões a decorrer (na listagem de base apenas aparecem as reuniões em que o utilizador é presidente e ainda não tenham sido fechadas. A partir do filtro poderá escolher todas as reuniões para que foi convocado) e a partir da data de início da reunião em questão pode alterar a “Ordem de trabalhos” da mesma, marcar faltas aos docentes e finalmente encerrar a reunião premindo o botão “Encerrar”.

No menu reuniões poderá consultar as que foi convocado.

Após este procedimento o Presidente não poderá alterar qualquer informação da reunião, mas se necessário o DP pode alterar o título, ordem de trabalhos e marcar, tirar faltas aos docentes convocados mesmo depois de uma reunião estar encerrada.

O secretário da reunião

O secretário da reunião acede à mesma através do menu reuniões a decorrer, tendo que elaborar a ata da reunião. 

Poderá adicionar anexos no separador “anexos” presente na reunião.

Poderá também agendar ou remover faltas aos docentes presentes na reunião, no separador “docentes”, selecionando um docente clicando nos botões “Marcar Falta” ou “Tirar Falta”. Neste separador poderá gerar o relatório da folha de presenças clicando no botão “Gerar folha de presenças”.

No separador “relatórios” é possível a impressão da ata da reunião.

No menu reuniões poderá consultar as que foi convocado.

No separador “relatórios” é possível a impressão da ata da reunião.