Faturação eletrónica

Devido às novas regras de faturação electrónica (aplicável a partir de 2022), as faturas digitais (documento financeiro enviado por e-mail ao invés de impresso) devem passar a conter assinatura eletrónica ou selo eletrónico qualificado. 

Nesse sentido, o e-Schooling dispõe da integração desse tipo de certificação através do parceiro DigitalSign, garantindo, deste modo, o cumprimento de todas as necessidades da faturação eletrónica.

A Escola pode celebrar um contrato com a DigitalSign e fazer a configuração necessária no e-Schooling (passo a passo abaixo explicado).

Mediante contrato prévio celebrado entre a Escola e a DigitalSign, são disponibilizados os Certificados Digitais/ Selos Qualificados para Documentos e Faturação Eletrónica. 

Passos necessários para a ativação/configuração da faturação eletrónica:

• 1º passo

  • O Cliente/a Escola deverá proceder à Celebração do contrato com a Digital Sign.

    
    

• 2º passo

  • Configuração da faturação eletrónica no e-Schooling 

    • Mediante dados fornecidos pela Digital Sign (ID do autenticador e Secret do autenticador), após celebração de contrato, deverá registar os dados no e-Schooling, acedendo ao menu administração do sistema - configurações eSchooling - entrar na escola - separador Faturação Eletrónica.

      
      

      A faturação eletrónica ficará ativa para todas as entidades da Escola quando ativa a opção “Assina documentos financeiros”.

Na celebração deste contrato entre a escola a e Digital Sign, a escola disponibilizará à Digital Sign um URL (campo Redirect uri da imagem acima) (sendo que a Digital Sign irá registar o vosso rediret_uri na nossa lista de rediret_uri’s), campo este que no e-Schooling é preenchido automaticamente depois de guardar o ID do autenticador e o Secret do Autenticador, e que é composto por:

• Endereço público da escola definido nas configurações do e-Schooling (Administração do sistema > Configurações eSchooling > entra na escola > separador Escola > campo Endereço público do e-Schooling).

  
  

  

  
  

• Caminho definido pelo e-Schooling para todos os clientes (Endereço_publico_eSchooling_cliente/ESS/Financial/DigitalSign/Authorize.aspx).

Isto para que o e-Schooling consiga ter acesso a uma espécie de token para comunicar à Digital Sign e assim procedermos ao pedido de assinatura. Esse token é obtido depois do cliente/escola clicar num botão que irá surgir após serem preenchidos os campos acima mencionados (ID do autenticador e Secret do autenticador).

O processo da assinatura passará por:

• O e-Schooling requisitar o certificado digital;

  
  

• O e-Schooling envia para a Digital Sign apenas a Hash do PDF do documento (ou seja, não  haverá partilha de dados de cliente)a Digital Sign envia para o e-Schooling a hash assinada;

  
  

• o e-Schooling aplica essa hash assinada ao PDF do documento.

O cliente/a escola terá de ter um pack de selos, onde cada requisição descontará os selos utilizados desse pack.

A requisição da assinatura só é feita se o documento não estiver assinado. 

Caso já esteja assinado, o e-Schooling vai à base de dados buscar o documento para download ou envio por e-mail.

Contudo, caso pretendam desativar a faturação eletrónica para determinada(s) entidade(s) podem aceder à ficha da entidade.

Entidade aluno

Separador Configurações Financeiras > separador Escola/Curso > área Faturação Eletrónica e ativar "sobrepor as configurações e-Schooling". 

Se nas configurações gerais (administração do sistema > configurações e-Schooling > separador Faturação eletrónica) estiver ativa a opção "Assina documentos financeiros", mas pretender que numa entidade, em particular, não tenha assinatura, então na entidade deve ser ativa a opção “Sobrepor as configurações e-Schooling”. 

Se nas configurações gerais (administração do sistema > configurações e-Schooling > separador Faturação eletrónica) não estiver ativa a opção "Assina documentos financeiros", e em determinada entidade pretende-se que os respetivos documentos tenham assinatura então, na entidade, deve ser ativa a opção “Assina documentos”.

Outro tipo de entidade

Separador Documentos Financeiros - área Faturação Eletrónica e ativar "sobrepor as configurações e-Schooling". 

Tem disponível em gestão financeira > emissão de documentos - central de listagens, uma listagem denominada “Documentos financeiros assinados digitalmente”.

Chamamos à atenção para que, se um documento que já foi assinado for apagado dessa listagem (ou seja está a ser apagada a assinatura, não o documento), é feita uma nova requisição da assinatura, caso se imprima novamente esse documento.