Atendimento ao EE - Secretaria

1 - Criação de épocas

No menu de secretaria, surge um novo submenu com a designação de “Atendimento ao E.E.”. Aí é possível criar as épocas, onde se define os períodos em que é possível que ocorram as reuniões, bem como as datas para os encarregados de educação se inscreverem a partir do eCommunity.

Cada época fica associada a um período, podendo existir várias épocas num mesmo período.

As datas de inscrição no eCommunity não são obrigatórias, pois caso não sejam preenchidas não será mostrada no eCommunity a época para os encarregados de educação se inscreverem. E nestes casos a escola poderá tratar das inscrições diretamente no menu da secretaria.

Ainda na criação da época, existe a opção para a inscrição ser ao período do horário. Não estando a opção ativa, a inscrição é à disciplina. Estando a opção ativa, a inscrição é ao período de horário.

Estando ou não a opção ativa vai inferir de como surge no eCommunity a tabela para o encarregado de educação se inscrever.

2 - Criação de reuniões 

No menu "Secretaria" - "Atendimento ao EE", ao criar uma reunião (2ª listagem) é necessário escolher uma época, turma, título, data e sala.

A data da reunião terá que estar necessariamente dentro das datas definidas na época.

Depois de escolhida a turma, surgirão as disciplinas da mesma, e é então necessário escolher quais os períodos para que se pretende gerar reuniões bem como as disciplinas.

O campo lotação irá definir o número máximo de encarregados de educação que se poderão inscrever, por reunião.

Os campos N.º inicial/final da turma servem igualmente para controlo, ou seja, ao ser definido por exemplo do 1 ao 15 apenas os encarregados de educação em que os educandos cumprem esta regra se poderão inscrever.

Para os períodos de horário aparecerem neste local, é necessário configurar os mesmos no menu "Administração do Sistema" - "Aulas" - "Períodos de horário", e ativar a opção “Usado nas reuniões com o EE”.

Depois de geradas as reuniões, elas irão aparecer isoladamente, onde será possível definir/redefinir campos como a lotação, sala ou n.º inicial/final.

Ao editar uma reunião individualmente, é então possível alterar os campos referidos anteriormente, bem como verificar os encarregados de educação que já estão inscritos na reunião.

São igualmente disponibilizadas as ações de "Encerrar a Reunião" e "Eliminar a Reunião".

A ação de "Encerrar a Reunião", irá fazer com que o docente deixe de poder editar as observações que o mesmo pode fazer à reunião, por encarregado de educação.

Na ação de "Eliminar a Reunião", serão enviadas notificações a todos os E.E. envolvidos na reunião, caso existam, e só depois a reunião será eliminada.

Editada uma reunião, no separador das "Notificações" é possível enviar uma notificação ao encarregado de educação, a notificar que abriu uma nova época de reuniões de atendimento. Este processo não será automático. É necessário escolher da listagem quais as entidades a notificar, e de seguida clicar na ação de "Enviar notificação".