Pré-inscrições e renovações - Questões dinâmicas

As questões dinâmicas permitem à escola criar campos no formulário de pré-inscrição/renovação, de resposta obrigatória ou facultativa, que pretende que os encarregados de educação respondam. Ou seja, permite recolher informação adicional ao formulário pré-definido.

As respostas a estas questões dinâmicas não ficam disponíveis na ficha do aluno no e-Schooling, ficam disponíveis ao nível da pré-inscrição e/ou renovação e passiveis de serem exportadas num relatório, por ano letivo, com as respostas afetas a cada aluno, quer das pré-inscrições quer das renovações.

O acesso ao referido relatório faz-se a partir do menu secretaria > matrículas > pré-inscrições ou secretaria > matrículas > renovações, pelo botão Relatórios no cimo das listagens dos formulários submetidos.

O processo de criação das questões dinâmicas de pré-inscrições/renovações é efetuado através do menu administração de sistema > pré-inscrições/renovações - grupos de questões dinâmicas. Neste local, é onde se podem criar/configurar as questões dinâmicas, funcionando assim como uma tabela de apoio.

Os grupos de questões criadas a partir do menu acima referido ficam disponíveis para associação à configuração para o ano letivo, sendo que, no menu de configurações, editando o ano letivo, basta selecionar o grupo pretendido e clicar em “associar”, para disponibilizar aquele grupo de questões no processo de pré-inscrição / renovação do ano letivo que estamos a configurar.

No menu acima também é possível ajustar a ordem dos grupos de questões e desassociar as mesmas da configuração, utilizando os botões "mover para cima", "mover para baixo" e "desassociar" presentes na listagem.

No menu de grupos de questões dinâmicas, acedendo a um grupo já criado, surgirão dois separadores o da configuração do grupo onde indicará o seu código, se este se aplica às pré-inscrições ou às renovações e o seu nome, e outro com a designação de “campos”, onde será possível construir o formulário com as perguntas pretendidas.

Ao criar um novo grupo de questões, o menu com designação “campos” surgirá quando guardado o grupo.

De salientar que existe a possibilidade de indicar um nível de formação e um ano, para filtrar a questão, aquando da escolha do curso e ano, no processo de pré-inscrição/renovação.

Colocamos abaixo exemplo dos campos que podem utilizar para construção das questões e o seu aspeto no portal:

Descrição das colunas da tabela:

Nome – é a questão.

Tipo de campo – ver na imagem acima como preencher no e-Schooling e abaixo qual o resultado no portal.

Tipo de replicação – não utilizar

Ordem – ordem pela qual são apresentadas as questões do grupo.

Obrigatório - se foi configurado como sendo de preenchimento obrigatório.

Valor por defeito – se definirem valor por defeito na criação da questão.

Dados – apenas preencher nos tipos de dados “lista de botões de seleção”, “Lista de caixas de seleção” e “Lista de seleção”.

Nº mínimo e máximo de escolhas – apresentado caso tenha sido preenchido na criação da questão.

Nível de formação e ano – se selecionado na questão, para filtrar para que curso e ano se aplica a mesma.

Editar – Para aceder à questão criada e efetuar alguma alteração.

Apagar – Para apagar alguma questão não pretendida.

A imagem abaixo representa a forma de como as questões irão ser apresentadas:

Esta configuração das questões dinâmicas surgirá, ao encarregado de educação ou candidato, no penúltimo passo do formulário da seguinte forma:

• É necessário configurar o ano letivo seguinte conforme indicação acima e colocar as datas, assim como das interrupções letivas, dias livres por exemplo, assim que possível.
  
  
• Poderá efetuar a criação das turmas para o próximo ano letivo (secretaria > cursos > ciclos de formação), sendo que se é uma turma de continuidade deverá ser criada dentro do seu ciclo de formação. 
• Se for uma turma em ano inicial deverá ser criado um novo ciclo de formação, e dentro do ciclo de formação, a turma (No ciclo de formação, antes da criação da turma, é fundamental verificar o plano curricular, se tem os vistos nas disciplinas nos anos que as mesmas são lecionadas.
  
  
• Tendo a configuração do plano curricular efetuada é só proceder à criação da turma no separador "Turmas" do ciclo de formação.
  
  Este passo não impede que o Encarregado de Educação/Candidato efetue uma pré-inscrição/renovação, mas na aprovação por parte dos serviços, se as turmas não estiverem criadas, não será possível a atribuição das mesmas aos candidatos/alunos. Porém, poderão efetuar a matrícula ao curso e ano, inserindo o aluno posteriormente numa turma.
  
  
• É necessário configurar quais os cursos que pretendem que estejam disponíveis no formulário para renovação/pré-inscrição, devendo aceder ao ano letivo (administração do sistema > anos letivos) e, junto ao botão fechar, tem presente o botão “Definir cursos a lecionar”, colocar o visto nos cursos que pretendem disponíveis.
  
  
• É necessário verificar se as disciplinas opcionais (grupos de disciplinas) estão corretamente configuradas, dado que poderão surgir aos Encarregados de educação no formulário, para escolher opção do seu educando. 
• Para configurar os grupos de disciplinas, devem aceder ao ano letivo e ao lado do botão fechar tem presente o botão “Definir cursos a lecionar”, clicar no curso e definir as opções disponíveis.
  
  

Passo a passo dos artigos para a configuração das pré-inscrições / renovações:

1 - Pré-inscrições e renovações - Configurações

2 - Pré-inscrições e renovações - E-mail de submissão e e-mail de aprovação

3 - Pré-inscrições e renovações - Configurações de recusa

4 - Pré-inscrições e renovações - Entidades a notificar

5 - Pré-inscrições e renovações - Configurações financeiras

6 - Pré-inscrições e renovações - Questões dinâmicas

7 - Pré-inscrições / renovações - Menu matriculas no eCommunity

8 - Criar ou aprovar pré-inscrições / renovações de matricula