Tendo em conta que os indicadores estão todos relacionados aos ciclos de formação, existe um menu específico para os mesmos, para simplificar todo o processo a quem insere a informação. Os ciclos de formação que serão analisados para o quadro EQAVET, serão inseridos neste menu, e desta forma só constarão neste módulo os que são necessários trabalhar.
Também será possível disponibilizar formulários digitais para as empresas e diplomados, dos ciclos de formação selecionados, responderem. Será enviada uma notificação para os seus e-mails com link direto para o formulário.
As respostas dos formulários serão automaticamente transferidas para a aplicação.
Ao abrir o menu “ciclos de formação”, terá acesso a uma listagem com todos os ciclos de formação adicionados até ao momento.
Na listagem encontrará o botão “adicionar”. Clique para adicionar o “ciclo de formação” no módulo do EQAVET.
Ao adicionar o ciclo de formação terá presente o campo “curso”. Poderá escolher um dos ciclos de formação existentes no eSchooling, bastando para isso selecionar um dos cursos apresentados, ou adicionar um que não faça parte, para tal selecione a opção “Outro”. Esta última serve para acomodar a falta de dados do passado que possa existir.
Ao adicionar o ciclo de formação, aparece a tabela com informação relativa ao mesmo, bem como uma listagem de empresas associadas.
Ao adicionar o ciclo tem dois modos de operação, manual e automático. O automático vai direto à base dados e calcula os dados, ou seja, se não houver informação, ou se os prazos do ciclo de formação não tiverem terminado, a informação não estará completamente correta.
Por exemplo, um ciclo de formação que acaba em 2016 só poderá ser calculado devidamente a partir de janeiro de 2018, tendo em conta as regras da ANQEP. Já a inserção manual, que é obrigatória caso o ciclo de formação tenha sido inserido manualmente, dá total liberdade ao utilizador para inserir a informação.
Se o ciclo de formação já se encontrava no eSchooling, há a possibilidade de disponibilizar um formulário digital, a todos os alunos que fizeram parte do ciclo de formação. Para efetuar este envio, é necessário preencher o campo “data até à qual o aluno poderá preencher”, que limitará até quando o formulário estará disponível, que surgirá quando clicar no botão de “enviar formulário por email” presenta ao lado do botão “Fechar”, estando presente nessa janela também o botão para o envio do formulário.
Este formulário estará disponível por link direto que é enviado para o email do aluno.
Ao clicar numa empresa associada, é possível visualizar o menu abaixo:
Neste quadro, surgirá alguma informação relevante da empresa e as tabelas relativas à associação da mesma com o ciclo de formação, previamente selecionado, para cada um dos três anos de avaliação necessários. Esta informação pode ser inserida aqui manualmente pela entidade responsável da escola, ou inserida pela empresa dentro dos prazos inseridos através de um link que dá acesso aos formulários.
Para envio dos formulários, será necessário preencher as datas para disponibilizar o formulário à empresa, nos campos “Disponibilizar registo de informação no eCommunity a partir de” e “Disponibilizar registo de informação no eCommunity até” para cada um dos três anos.
O e-mail enviado anexa um link que se encontra disponível no menu Secretaria -> Entidades -> Empresas, selecionando a empresa que se deseja e o menu do EQAVET.
Dentro da ficha de entidade da empresa também se pode enviar o email, caso o email do responsável da empresa esteja preenchido. Abaixo aparece o conjunto de ciclos de formação do EQAVET à qual a empresa foi associada.
O envio de formulário à empresa poderá também ser efetuado no menu de empresas que está discriminado o seu funcionamento nos pontos 2.3 e 2.5 deste manual.
Ainda dentro do menu de ciclos de formação, editando um ciclo já associado ao módulo EQAVET, é apresentado o separador “Alunos”, onde é possível verificar os alunos associados ao ciclo, e algumas colunas indicativas do género do mesmo, se a conclusão foi no tempo previsto, se a conclusão foi após o tempo previsto, de desistência, de não aprovação ou se está desativado.
Esta última coluna é preenchida utilizando o botão de “Ignorar/ Não ignorar aluno”, ou seja, se existe a necessidade de excluir um aluno de determinado ciclo, acedendo a este separador, selecionando o aluno e clicando neste botão este fica indicado como desativo para os cálculos. Voltando a clicar no mesmo aluno revertemos o processo e passa a ser contabilizado.
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