Procedimentos a efetuar para iniciar um novo ano letivo

Neste artigo poderá consultar informação do procedimento a efetuar para configurar um novo ano letivo. 

Configurações a efetuar pela direção pedagógica

1. Ano Letivo

• Administração do Sistema – anos letivos – configurar (períodos, feriados, interrupções, dias livres). 

importante esta configuração antes da criação dos horários e consequente geração de sumários.

2. Configurações gerais

• Administração do sistema – aulas – períodos de horário – retificar o que for necessário e desativar períodos que deixem de fazer sentido para o próximo ano letivo.
  
  

nunca apagar períodos que já tenham sido utilizados. 

• Administração do sistema – aulas – edifícios – adicionar se for necessário;
  
  
• Balizas temporais: administração do sistema – configurações do e-Schooling – verificar as balizas para sumariar, justificar faltas etc.
  
  

3. Horários e docentes que lecionam

• Secretaria – turmas:
  Associar docentes às disciplinas (secretaria – turmas – disciplinas – docentes – adicionar);
  
  
• Secretaria – turmas – horário:
  Clicar no espaço em branco para criar nova linha de horário ou atividade (consoante o que pretender criar);
  
  

Caso tenha algum programa de criação de horários (GPUNTIS ou DCS) o e-Schooling disponibiliza uma ferramenta para importação dos mesmos – antes de efetuar essa importação contacte o suporte pois será necessário o cumprimento de uma serie de regras de parametrização – se efetuar uma importação de horários, os docentes são automaticamente associados a cada disciplina.

4. Configuração de parâmetros de avaliação à disciplina

• Criar parâmetros novos
  
  A direção deve criar os parâmetros que poderão ser associados na turma em administração do sistema - avaliações - configurações gerais - parâmetros de avaliação à disciplina.
  
  
• Associação dos parâmetros às disciplinas das turmas
  
  Após criação dos parâmetros neste menu estes ficam disponíveis para associação à turma.
  
  Para associar às disciplinas deverá, no separador “parâmetros de avaliação” da turma, clicar na disciplina em questão - adicionar parâmetro (será adicionado um de cada vez).
  
  Surgirá uma nova janela onde deverá preencher a ordem do parâmetro, escolher qual o parâmetro, e em que períodos é avaliado.
  
  Para eliminar um parâmetro basta editar o mesmo no ícone “lápis” e clicar em “eliminar”.
  
  
• Copiar parâmetros entre disciplinas ou entre turmas
  
  Também é possível a cópia de parâmetros, estando já criados numa disciplina ou turma e sendo igual entre as mesmas disciplinas ou para turmas utilizando a ferramenta copiar parâmetros.
  
  Para copiar parâmetros deve aceder ao menu administração do sistema - avaliações - configurações gerais - importar parâmetros à disciplina - selecionar o curso - selecionar se é para importar entre o mesmo curso ou entre cursos diferentes.
  
  Selecionando a opção de importar entre o mesmo curso surge uma nova janela onde pode escolher o ano letivo e a turma de onde pretende importar os parâmetros (sínteses), surgindo abaixo as turmas que poderá selecionar para herdarem os parâmetros. Na listagem das turmas que pode selecionar para herdarem os parâmetros surge indicação das que têm parâmetros de forma a não duplicar os mesmos.
  
  Quando escolher a turma tem também possibilidade de escolha da disciplina importando assim parâmetros para essa disciplina e não para todas as disciplinas da turma. Sendo que quando seleciona a disciplina na listagem de turmas só surgem as que têm a disciplina selecionada.
  
  Selecionando a opção importar entre cursos diferentes a funcionalidade é semelhante surgindo uma janela onde pode selecionar também o ano letivo e turma de origem e disciplina tendo como diferença a escolha do curso destino e turma destino.

5. Configuração de parâmetros de avaliação ao módulo

• Criar parâmetros novos
  
  A direção deve criar os parâmetros que poderão ser associados no módulo em administração do sistema - avaliações - configurações gerais - parâmetros de avaliação modular.

• Associação dos parâmetros aos módulos
  
  Para associar os parâmetros aos módulos será necessário aceder à turma - disciplina - módulo - separador parâmetros de avaliação - clicar no botão “editar Parâmetros” - colocar a percentagem/peso que parâmetro terá na nota final do módulo e clicar na disquete (símbolo verde). Estará presente uma barra na listagem os parâmetros que ficará verde quando as percentagens definidas nos parâmetros do módulo perfizerem os 100%.
  
  Para remover um parâmetro, bastará no mesmo local, clicar no símbolo vermelho, o “X” presente ao lado do guardar.
  
  
• Copiar parâmetros entre módulos
  
  É possível copiar parâmetros que estejam já associados a um módulo para todos os módulos de uma turma.
  
  Esta funcionalidade encontra-se disponível no menu administração do sistema - avaliações - configurações gerais- copiar parâmetros ao módulo.
  
  Ao aceder a este menu são listados todos os cursos profissionais ativos na escola. Esta listagem refere-se ao curso de onde se vai realizar a cópia dos parâmetros. Deverá editar o curso, sendo necessário escolher o ano letivo, a turma, a disciplina e o módulo de onde se vão copiar os parâmetros. Apenas são listadas turmas que apresentam módulos com parâmetros.
  
  Após selecionado o módulo surgirá uma listagem com os parâmetros desse módulo.
  
  De seguida é necessário inserir os dados (dados de destino) para onde pretende copiar os parâmetros. Será necessário escolher o ano letivo que pretende, o curso e a turma surgindo uma listagem de todas as disciplinas e módulos dessa turma com os respetivos parâmetros de avaliação existentes, no caso de possuírem.
  
  Para copiar os parâmetros será necessário selecionar na listagem ”parâmetros do módulo” os parâmetros a copiar, e na listagem “Dados de Destino” as disciplinas/módulos que pretendem que herdem os parâmetros selecionados, clicando no botão “Importar Parâmetros” presente na listagem para efetivar a cópia.
  
  Após a cópia na listagem “Disciplinas e módulos da turma” no campo “parâmetro do módulo” surgirá informação dos módulos copiados.

Não é possível copiar o mesmo parâmetro duas vezes para o mesmo módulo.

6. Atividades

É possível criar e configurar os diferentes tipos de atividades. Caso existam novas atividades para o novo ano letivo, deverá criar as mesmas em administração do sistema - aulas - tipos de atividades - clicar em adicionar preenchendo os dados e clicando em guardar.

Após adicionar permitirá configurar o tipo de atividade.

Se criou atividades extracurriculares, estas poderão ser tratadas num módulo à parte (com turmas específicas para o efeito e horário).

Configurações administrativas  

1. Entidades

• Criar entidades novas em secretaria – entidades - alunos
  
  

Caso as mesmas venham das candidaturas do portal e-Schooling, basta a sua aprovação para que o candidato passe a aluno com os respetivos dados pessoais, filiação, Encarregado de Educação, etc..

• Corrigir dados errados ou em falta;
  • Secretaria – Entidades
    • Alunos;
    • Docentes;
    • Funcionários;
    • Todas (pais, mães, etc.);

2. Curso e criação de turmas

• Secretaria – Estrutura curricular - Cursos
  • Curso – disciplinas do curso – verificar caso seja necessário acrescentar alguma disciplina nova ou alterar o seu plano curricular.
    
    
  • Criar Ciclos de Formação necessários para as turmas que irão iniciar no curso (inicio de creche, pré, 1º ano, 5º, 7º, 10º) e criar as respetivas turmas dentro desses ciclos. Por exemplo (2015/2018), dura 3 anos, 1º criar o ciclo e de seguida a turma dentro do ciclo;
    
    
  • Criar turmas de continuação dentro dos ciclos de formação que já existem dos anos anteriores (turmas do próximo ano);

3. Matrículas (fichas de matrículas)

Existem várias formas de efetuar as matrículas no e-Schooling:

1. Secretaria – matrículas – matrículas:
   
   
   1. Editar ano letivo;
      
      
   2. Separador aluno – podem adicionar o aluno num ano letivo sem terem que imediatamente inserir numa turma, caso ainda não tenham as turmas criadas.
      
      
   3. Editar turma – marcar as disciplinas por defeito, que são para todos desta turma;
      
      
   4. Alunos – clicar em inscrever – abrirá uma nova janela com os alunos não incritos nessa turma (ter em atenção se esta nova janela ficou bloqueada como popup no canto superior do seu browser e desbloquear);
      
      
   5. Picar os alunos que querem inserir nessa turma e clicar “adicionar à turma”;
      
      
   6. Definir data de inscrição e clicar em “inscrever alunos”;
      
      
   7. Editar o aluno nas matrículas e associar o encarregado de educação;
      
      
2. Aceitação de pré-inscrições que advém do portal e-Schooling (neste caso não poderá efetuar o 1º nem o 4º pontos) – pré-inscrições aplicam-se apenas a alunos novos.
   
   
3. Aceitação de renovações de matrícula que advém do portal e-Schooling (neste caso não poderá efetuar o 1º nem o 4º pontos)
   
   
4. Para turmas de continuidade do mesmo ciclo de formação ainda tem a opção de “copiar alunos” – o e-Schooling irá copiar aqueles que estiverem com situação final de “transitou” (apenas copia se existir esta situação final no histórico do aluno) e nestes casos não necessita de efetuar o 1º ponto.

Se for necessário transferir o aluno de escola ou anular a matrícula na escola será em Secretaria – entidades – alunos – histórico – adicionar.

Se for necessário transferir de turma ou curso – secretaria -> transferências -> turma / curso;

Resumindo

1. Deverá criar o novo ano letivo em administração do sistema - anos letivos - adicionar. Se já estiver criado basta editá-lo e ativá-lo. Deverá ainda configurar os períodos letivos, períodos de avaliação - deverão ultrapassar os períodos letivos pois engloba os conselhos de turma, dias livres, interrupções letivas e semestres no caso de ser necessário.
   
   
2. Configurar as balizas temporais em administração do sistema - configurações do e-schooling. (pesquisar aqui no help center sobre "balizas temporais").
   
   
3. Criar cursos novos, caso existam em secretaria - cursos.
   
   
4. Criar novos ciclos de formação para turmas de 1º, 5º, 7º e 10º anos em secretaria - cursos - ciclos de formação.
   
   
5. Criar turmas em secretaria - estrutura curricular - cursos - ciclos de formação - turmas.
   
   
6. Criar entidades novas (alunos, docentes e funcionários) em secretaria - entidades.
   
   
7. Matricular alunos nas respetivas turmas novas em secretaria - matriculas e Copiar alunos das turmas antigas em secretaria - turmas - "copiar alunos".
   
   
8. Associar docentes às disciplinas em secretaria - turmas - disciplinas.
   
   
9. Gerar horário em secretaria - turmas - horário.