Faturação de vendas do ePass no eSchooling

Relativamente à faturação de vendas do ePass no eSchooling, seguem abaixo algumas informações.

• Temos duas formas, faturação automática ou faturação manual.

  • Ou por cada venda feita no ePass, poderá ser gerada no imediato uma fatura+recibo no eSchooling (faturação automática).

    
    

    • Se optarem pelo processo de faturação automática, de por cada venda feita no ePass ser gerada no imediato uma fatura+recibo no eSchooling, terá de se proceder a uma configuração nos equipamentos respetivos no backoffice do ePass e também na base de dados do ePass.

      
      

  • Ou é possível, no eSchooling, um utilizador com perfil financeiro efetuar um processamento (que poderá ser mensal, quinzenal, semanal, diário) só e apenas a incluir as vendas do ePass (faturação manual)

• Poderão ter uma série financeira específica do ePass ou faturar as vendas do ePass na mesma série do eSchooling.

  Do que se pode verificar no eSchooling, já existe configurada uma série para o ePass.

  
  

  Ter uma série específica do ePass ou até mesmo uma série específica do ePass por cada ponto de venda poderá se aplicar também no cenário em que o bar ou papelaria não seja explorado pela entidade Escola mas por uma entidade externa.

  
  

  É necessário também que, pelo menos em uma caixa (nas configurações na gestão financeira no eSchooling), seja associado o método de pagamento de cartão escolar.

  
  

  Podem criar uma caixa específica denominada “ePass” e dentro da mesma associar o método de pagamento “cartão escolar”.

  
  

• Na faturação automática, é necessário que os utilizadores autorizados a trabalhar no ponto de venda (os operadores do posto) tenham no eSchooling o perfil de financeiro e estejam associados à caixa (eSchooling -> gestão financeira -> configurações -> caixas).

• Na faturação manual, além da possibilidade de efetuar um processamento no eSchooling a incluir apenas vendas do ePass, é possível também a faturação das vendas diretamente no ponto de venda, a partir da utilização do botão “Fatura” que surge na finalização da venda ao operador do posto.

  
  

  No caso do processamento no eSchooling, o utilizador com perfil financeiro acede, no eSchooling -> gestão financeira -> mensalidades/propinas -> processamento mensal -> adicionar -> na janela de configuração do processamento, escolhe a série financeira e ativa a opção “Incluir faturas do ePass” e guarda. Sugerimos que existam duas séries distintas, uma para o eSchooling e uma para o ePass.

  
  

  De seguida, ainda na janela de configuração do processamento, deverá desativar as opções para incluir as mensalidades (separador Mens curso/escola e modalidades) e os serviços (separador Serviços/atividades), e o dito processamento apenas será afeto a vendas do ePass. A vantagem de usar esta opção é que para o mesmo utilizador será apenas emitida uma fatura+recibo com todas as vendas feitas ao mesmo no ePass (no período de um mês, é emitida uma fatura+recibo no caso de efetuar o processo uma vez por mês, duas fatura+recibo no caso de efetuar o processo quinzenalmente, quatro ou cinco fatura+recibo no caso de efetuar o processo semanalmente, uma fatura+recibo diária no caso de efetuar o processo diariamente).

  
  

  De referir que após configurar o processamento, clicando no botão Processar, o processo é instantâneo sendo que a barra de percentagem é preenchida dos zero aos 100 instantaneamente.

  
  

  Posto isto, clicar no botão Gerar Faturas.

  
  

  Esta emissão de faturas+recibos poderá ser transparente para o cliente, ou seja, poderão (a menos que assim o entendam) não enviar, por email, os respetivos documentos para o cliente.

  
  

  O importante aqui é a fatura ser emitida no eSchooling (pois o ePass ainda não é certificado para emitir faturas) para efeitos do e-Fatura.

  
  

  Com este processo, podem enviar separadamente da faturação de mensalidades e serviços do eSchooling, e com um texto específico.

  
  

• Por defeito, no ponto de venda a opção que surge de “Usar saldo do cartão”.

  É possível ativarmos na base de dados a opção para surgir também a opção “Pagar na hora”.

  No ponto de venda, terão as duas opções para escolha.

• Na necessidade de ter de fazer uma venda na hora a uma entidade que não existe em sistema, o procedimento será existir a entidade Consumidor Final no eSchooling que pela sincronização passa a ser utilizador no ePass.
  
  Depois, no ponto de venda e por ativação de uma opção na base de dados ficará disponível no ponto de venda um botão que permite a alteração dos dados fiscais.
  
  O funcionamento será utilizar a entidade do Consumidor Final para iniciar a venda, e quando clica no carrinho (para finalizar a venda) irá surgir um novo botão azul com designação de “alterar informação fiscal”, sendo que permite colocar o NIF e nome da pessoa para a fatura que está a ser criada.
  
  Esta funcionalidade pode também ser usada no caso de um aluno, em que se pretende mudar os dados a faturar para um outro NIF por exemplo.

Usando esta funcionalidade, a fatura é emitida no eSchooling no imediato momento em que a venda é feita no ePass. Ou seja, quando, à posterior, for efetuar no eSchooling um processamento de vendas do ePass, essa venda não será incluída pois já foi faturada no eSchooling no momento em que a venda ocorreu no ePass.

Sobre esta questão de faturar ao consumidor final e ser possível no ponto de venda alterar os dados fiscais da entidade a faturar, de referir que esta funcionalidade apenas é possível com a opção de faturação automática ativa.

De referir que do último parecer que temos da AT, existe a forte possibilidade deste tipo de vendas ter de passar a ser faturado no momento da venda.

Por isso, o ideal será os postos de ponto de venda terem faturação automática.

• Estando o ponto de venda configurado para a faturação ser automática, não existe qualquer diferença, pois clicando no botão Talão ou clicando no botão Fatura é sempre gerada uma fatura no eSchooling no momento da venda no ePass.

  Caso o ponto de vendanão tenha faturação automática:

  • Clicando no botão Talão, é impresso o talão no ponto de venda e não é gerada fatura no eSchooling no momento da venda; a fatura será gerada à posterior, quando efetuado um processamento no eSchooling a incluir as vendas do ePass.

    
    

  • Clicando no botão Fatura, é impresso o talão no ponto de venda e é gerada fatura no eSchooling no momento da venda.

    
    

• Esteja o ponto de venda com faturação automática ou não, ao clicar no botão Fatura, o que sairá impresso no ponto de venda é um talão.

  
  

  Em termos de diferenças na informação ou no layout do documento, clicando no botão Fatura, o talão surge com alguns campos extra, como por exemplo, o número da fatura, o nome do operador, o estado da fatura.

  • O talão, quando impresso no botão Fatura, tem validade fiscal pois tem dados como o número da fatura, por exemplo.

    
    

  • O talão, quando impresso no botão Fatura, é o mesmo cenário de quando vamos, por exemplo, ao supermercado e solicitamos fatura com número de contribuinte.