Encomendar Cartões

Após a configuração do ambiente/escola e a criação dos modelos/templates de cartões, o passo seguinte consiste em efetuar a encomenda de cartões.

A listagem disponível neste menu apresenta o conjunto de encomendas realizadas. Cada linha corresponde a uma encomenda associada a um determinado ambiente/escola.

Nesta listagem, destaca-se a coluna “Estado”, que indica a fase em que se encontra cada encomenda:

• Rascunho: A encomenda está a ser preparada e pode ser editada livremente
• Submetido: A encomenda foi enviada para produção; os cartões deixam de estar editáveis
• Em produção: Encomenda em processo de impressão
• Impresso: Todos os cartões foram impressos
• Parcialmente impresso: A impressão não foi concluída para a totalidade dos cartões encomendados
• Enviado para cliente: Impressão concluída e encomenda em fase de envio para a escola
• Concluído: Encomenda finalizada e confirmada pelo cliente
• Cancelada: Encomenda cancelada

Fluxo de Encomenda de Cartões

O processo de encomenda de cartões segue, de forma geral, os seguintes passos:

1. Criação da encomenda
2. Associação dos cartões, através de um dos métodos disponíveis na plataforma: 
   • Importação a partir do e-Schooling
   • Importação via ficheiro CSV
   • Criação manual
3. Validação dos cartões a incluir na encomenda
4. Submissão para produção
5. Realização do pagamento da encomenda
6. Validação da encomenda pela equipa e-Cards
7. Início do processo de produção e envio, após confirmação do pagamento

Estados do processo de impressão

Durante a fase de produção, os cartões podem assumir os seguintes estados:

• Criado
• Revisto
• Impresso
• Cancelado

Para efetuar uma encomenda, deverá clicar no botão “+”, disponível no canto superior direito da listagem.

De seguida, deverá:

• Indicar o nome do pedido
• Selecionar o ambiente/escola (caso tenha acesso a mais do que um)
• Escolher o tipo de frequência

Por fim, deverá clicar em “Gravar” para criar a encomenda.

Após o preenchimento dos campos acima, será apresentada uma nova página com ações adicionais disponíveis no menu lateral direito.

Nesta fase, a encomenda ficará no estado “Rascunho”, permanecendo a aguardar o respetivo pagamento.

Será então necessário concluir os restantes passos da encomenda, acedendo à ação lateral “Cartões da encomenda”.

Ao aceder ao menu lateral “Cartões da encomenda”, deverá clicar no botão “Adicionar cartões”.

Será apresentada uma janela onde poderá selecionar a forma de obtenção da informação dos cartões, através das seguintes opções:

• Importação a partir do e-Schooling
• Importação de ficheiro Excel
• Criação manual
  

Selecionando a opção “importação do e-Schooling”, teremos de selecionar que tipo de cartão pretendemos, se de aluno, docente, etc:

Em seguida, deverá selecionar o ano letivo pretendido e, caso aplicável, o curso, de forma a filtrar os resultados para um curso específico.

Depois, deverá clicar no ícone de pesquisa, para que seja apresentada a lista de entidades disponíveis para seleção dos cartões.

No exemplo abaixo, referente ao tipo “Aluno”, a listagem permite:

• Selecionar todas as entidades apresentadas
• Ou aplicar filtros, de forma a escolher apenas as entidades para as quais pretende emitir cartão

Neste passo, para além de selecionar as entidades pretendidas na listagem, será necessário escolher o modelo/template no campo “Modelo do cartão”, bem como definir o tipo de utilização e a validade da encomenda.

Para concluir este passo, após a seleção das entidades, do modelo e da validade, deverá clicar no botão “Adicionar cartões”.

Caso, no passo de adição de cartões, seja selecionada a opção “Importar do Excel”, será aberta uma nova janela.

O primeiro passo consiste em clicar no botão “Descarregar modelo”, para obter o ficheiro Excel a preencher.

Após o preenchimento do ficheiro, o mesmo deverá ser submetido no mesmo local.

 Ao clicar no botão para descarregar o modelo, será disponibilizada uma pasta comprimida (.zip), que inclui:

• Um ficheiro Excel/CSV para preenchimento
• Um ficheiro .txt (“read me”), com instruções para o correto preenchimento do template
• Uma pasta destinada ao armazenamento das fotografias a utilizar

Para concluir o processo, deverá colocar dentro da pasta comprimida:

• O ficheiro CSV/Excel devidamente preenchido
• A pasta com as fotografias

Em seguida, no e-Cards, no campo “Escolher ficheiro”, deverá selecionar a pasta zipada e clicar no botão “Carregar”.

Caso, no passo de adição de cartões, seja selecionada a opção “Criar manualmente”, será apresentada uma nova página destinada à criação manual do cartão.

Nesta página estarão disponíveis os campos necessários para o preenchimento manual dos dados do cartão.

Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, deverá clicar no botão “Criar Cartão” para finalizar o processo.

Após concluir o passo de adição de cartões, ficará disponível o botão “Validar cartões”.

Na listagem, passa também a ser possível realizar a pré-visualização, através da coluna correspondente. Ao clicar nessa opção, será aberto um novo separador com a área de pré-visualização do cartão.

Nesta área estarão disponíveis as seguintes ações:

• Descarregar
• Validar
• Imprimir teste
• Gravar
• Sair

A validação dos cartões pode ser efetuada individualmente, à medida que são pré-visualizados, através do botão “Validar”.

 Também é possível efetuar a validação de todos os cartões da encomenda, clicando no botão de “validar todos os cartões”, confirmando a intenção:

Ao confirmar abrirá uma nova janela com a progressão da validação dos cartões, que indicará se ocorreu com sucesso ou não.

Caso tenha validado os cartões, mas ainda não está em conformidade tem também presente o botão de “Invalidar todos os Cartões”

Para proceder com a impressão dos cartões será necessário clicar no botão de “Enviar para produção” presente no canto inferior esquerdo, dentro de uma encomenda:

Ao clicar em “Enviar para produção”, serão automaticamente assumidas as moradas de faturação e de entrega configuradas no ambiente/escola, quando exista apenas um registo associado.

Caso existam várias moradas configuradas para o mesmo ambiente/escola, será necessário selecionar a morada pretendida para a encomenda em questão e, de seguida, clicar no botão “Sim” para confirmar.

Após este passo abrirá uma janela com informação da encomenda e esta fica no estado submetido.

Uma encomenda pode ser cancelada após o envio para produção, desde que se encontre no estado “Submetido”.

Para proceder ao cancelamento, deverá aceder à encomenda e, no menu lateral do canto inferior esquerdo, na secção de ações, selecionar o botão “Cancelar encomenda”.

Na primeira utilização do e-Cards, e no caso de encomendas com um número elevado de cartões, recomenda-se a realização de uma impressão de teste e respetiva validação.

Só após esta validação deverá ser efetuado o pedido de produção da totalidade dos cartões da encomenda.

Dentro da encomenda também podemos consultar o menu lateral de faturação com o pormenor da faturação dessa encomenda.

No menu lateral “Documentos”, podem ser associados ficheiros relacionados com a encomenda.

Por exemplo:

• Comprovativo de pagamento
• Template Excel utilizado para importação de dados dos cartões

Estes documentos podem ser guardados diretamente neste menu, ficando associados à respetiva encomenda.

Na listagem de encomendas estão disponíveis várias colunas informativas, nomeadamente:

• Estado da encomenda, que permite identificar a fase em que se encontra (ex.: rascunho, submetido, impresso, entre outros)
• Estado do pagamento
• Número de cartões solicitados

Estas informações permitem acompanhar de forma rápida o ponto de situação de cada encomenda.

Na mesma listagem, é possível aplicar filtros por coluna, bem como executar ações de gestão como arquivar e apagar encomendas.

No entanto, a opção de apagar apenas está disponível para encomendas nos estados “Rascunho” e “Submetido”, uma vez que, nestes casos, o processo de produção ainda não foi iniciado.

Dentro de cada encomenda, através do menu lateral “Cartões da encomenda”, é possível consultar o estado da impressão, bem como outras informações relevantes associadas aos cartões.