Backoffice ePass - Utilizadores

Modificado em Fri, 30 Ago, 2024 às 5:45 PM

O menu "utilizadores" serve essencialmente de referência para todos os utilizadores da escola, sejam alunos, docentes,

funcionários ou outros. Ao criar um utilizador podemos defini-lo de acordo com a sua relação com a escola, à semelhança de criar um novo aluno ou um novo docente, preenchendo um número de informações relevantes, nomeadamente dados pessoais e questões relacionadas com permissões de entrada e saída da escola.

Apesar da hipótese de criarmos utilizadores diretamente no ePass, o que será útil para entidades como fornecedores ou outras entidades esporádicas na escola, por norma os utilizadores são sincronizados a partir da informação do e-Schooling.

Para além da possibilidade de criação de novos utilizadores, este menu destina-se também a uma série de operações relativas a cada utilizador.

Ao entrar num utilizador, existem duas secções: a respeitante às informações gerais do aluno, como os dados pessoais e de contacto do mesmo; e um sub-menu onde é possível aceder a várias opções a eles associadas.

Desta primeira secção, o mais importante a reter será a questão relativa ao controlo de acessos.

Será dentro da matrícula do aluno no e-Schooling (ou diretamente no e-Pass caso não haja e-Schooling) que é possível definir se as suas saídas são controladas e, caso sejam, em que momentos o aluno poderá sair da escola, e se necessita da presença de um utilizador autorizado para que possa validar a saída da escola, por definição o Encarregado de Educação.

Nos casos em que o acesso não é controlado, não temos acesso a mais nenhuma das opções, por não se aplicar – caso da imagem abaixo.

Reiteramos a indicação que esta informação é importada a partir do e-Schooling, que é onde é feita efetivamente esta configuração.

Assim que é ativada a configuração de saída controlada, são despoletadas as restantes opções para o aluno, nomeadamente:

Saída acompanhada – indicar ao sistema que o aluno vai precisar de validação por parte de uma pessoa responsável para efetuar a saída;
Saída autorizada ao almoço – permite a saída do aluno da escola durante a hora de almoço (a hora de almoço é definida nas Configurações);
Saída autorizada nas interrupções – permite a saída do aluno em períodos nos quais não tenha aula; por poder ser configurada numa secção própria, esta configuração não leva em consideração a hora de almoço.

Na segunda parte da ficha do utilizador, existe uma secção com sub-menus onde é possível operar sobre questões relacionadas com o utilizador, mas que vão além das suas informações pessoais, como cartões ou as refeições que lhe estão associadas.

Estes sub-menus são praticamente os mesmos para todos os tipos de utilizadores, com algumas exceções. Abaixo segue uma imagem com o exemplo dos sub-menus para um aluno.

Ainda que esta secção seja configurável para utilizadores não-alunos, como docentes, esta não tem qualquer impacto no resto do ePass.

Turma - onde é possível adicionar a Turma do Aluno (exclusivo ao utilizador Aluno); por norma vem sincronizada a partir do e-Schooling.
Cartões – onde se geram os cartões de cada aluno [ver o artigo cartões].
Parentes/Descendentes – onde se define quais os utilizadores do ePass que têm relação entre si.
- No Parente, vemos “Descendentes”, que é onde se consulta quais os alunos relativos àquele pai/mãe.
- No Aluno, será aqui que se configura quais as pessoas responsáveis para validar a saída de um aluno, através da seleção da opção em “Saída acompanhada?”

Contas – Lista as transações feitas pelo utilizador, como compras no bar, detalhando o número do documento, o local onde a transação foi efetuada, a data da mesma e o montante a ela relativo.
Horário – Exclusivo do utilizador Aluno, mostra o horário do mesmo, bem como as permissões de saída a cada dada altura, para benefício do consultante (de não ter que aceder simultaneamente ao horário e à ficha do aluno)
- O horário do aluno pode ter ou não impacto no controlo de acesso dos aluno mediante a configuração em Configurações > Sistema > Parâmetros de Sistema.
Mensagens – Vêm do utilizador por omissão, e são visíveis no BackOffice e no Porteiro. Caso o aluno tenha uma mensagem, essa notificação surge na saída do aluno.
Controlo de acessos – Lista cada movimento ou tentativa de movimento do utilizador de entrada ou saída da escola.
- Definição, o ePass define o Encarregado de Educação que consta na Matrícula do aluno como Utilizador por omissão.
Refeições – Mostra as refeições marcadas pelo utilizador, com a data da marcação da mesma e a informação se foi consumida e paga.

↘ Ações possíveis neste menu:

Gerir os utilizadores 
Gerir os cartões de um utilizador 
Ver as informações, o controlo de acessos e as refeições dos utilizadores
Ver os horários e as turmas dos alunos

↘ No menu Configurações
 
Importar utilizadores e as suas fotos
Definir os possíveis membros de agregado familiar

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O menu "utilizadores" serve essencialmente de referência para todos os utilizadores da escola, sejam alunos, docentes,

Apesar da hipótese de criarmos utilizadores diretamente no ePass, o que será útil para entidades como fornecedores ou outras entidades esporádicas na escola, por norma os utilizadores são sincronizados a partir da informação do e-Schooling.

Para além da possibilidade de criação de novos utilizadores, este menu destina-se também a uma série de operações relativas a cada utilizador.

Ao entrar num utilizador, existem duas secções: a respeitante às informações gerais do aluno, como os dados pessoais e de contacto do mesmo; e um sub-menu onde é possível aceder a várias opções a eles associadas.

Desta primeira secção, o mais importante a reter será a questão relativa ao controlo de acessos.

Nos casos em que o acesso não é controlado, não temos acesso a mais nenhuma das opções, por não se aplicar – caso da imagem abaixo.

Reiteramos a indicação que esta informação é importada a partir do e-Schooling, que é onde é feita efetivamente esta configuração.

Assim que é ativada a configuração de saída controlada, são despoletadas as restantes opções para o aluno, nomeadamente:

Saída acompanhada – indicar ao sistema que o aluno vai precisar de validação por parte de uma pessoa responsável para efetuar a saída;

Saída autorizada ao almoço – permite a saída do aluno da escola durante a hora de almoço (a hora de almoço é definida nas Configurações);

Saída autorizada nas interrupções – permite a saída do aluno em períodos nos quais não tenha aula; por poder ser configurada numa secção própria, esta configuração não leva em consideração a hora de almoço.

Na segunda parte da ficha do utilizador, existe uma secção com sub-menus onde é possível operar sobre questões relacionadas com o utilizador, mas que vão além das suas informações pessoais, como cartões ou as refeições que lhe estão associadas.

Estes sub-menus são praticamente os mesmos para todos os tipos de utilizadores, com algumas exceções. Abaixo segue uma imagem com o exemplo dos sub-menus para um aluno.

Turma - onde é possível adicionar a Turma do Aluno (exclusivo ao utilizador Aluno); por norma vem sincronizada a partir do e-Schooling.

Cartões – onde se geram os cartões de cada aluno [ver o artigo cartões].

Parentes/Descendentes – onde se define quais os utilizadores do ePass que têm relação entre si.

No Parente, vemos “Descendentes”, que é onde se consulta quais os alunos relativos àquele pai/mãe.

No Aluno, será aqui que se configura quais as pessoas responsáveis para validar a saída de um aluno, através da seleção da opção em “Saída acompanhada?”

Contas – Lista as transações feitas pelo utilizador, como compras no bar, detalhando o número do documento, o local onde a transação foi efetuada, a data da mesma e o montante a ela relativo.

Horário – Exclusivo do utilizador Aluno, mostra o horário do mesmo, bem como as permissões de saída a cada dada altura, para benefício do consultante (de não ter que aceder simultaneamente ao horário e à ficha do aluno)

O horário do aluno pode ter ou não impacto no controlo de acesso dos aluno mediante a configuração em Configurações > Sistema > Parâmetros de Sistema.

Mensagens – Vêm do utilizador por omissão, e são visíveis no BackOffice e no Porteiro. Caso o aluno tenha uma mensagem, essa notificação surge na saída do aluno.

Controlo de acessos – Lista cada movimento ou tentativa de movimento do utilizador de entrada ou saída da escola.

Definição, o ePass define o Encarregado de Educação que consta na Matrícula do aluno como Utilizador por omissão.

Refeições – Mostra as refeições marcadas pelo utilizador, com a data da marcação da mesma e a informação se foi consumida e paga.

↘ Ações possíveis neste menu: Gerir os utilizadores Gerir os cartões de um utilizador Ver as informações, o controlo de acessos e as refeições dos utilizadores Ver os horários e as turmas dos alunos