O menu Cartões permite-nos aceder e gerir a informação relativamente aos diferentes cartões existentes na escola.
Quando acedemos a um cartão na secção "Cartões" do menu "Utilizadores", é a este menu que somos redirecionados.
Na listagem que visualizamos imediatamente ao aceder ao menu, podemos verificar todos os cartões existentes na escola, com a informação dos utilizadores a que estão associados, bem como as suas datas de emissão e validade, e ainda o estado (ver imagem abaixo).
Caso tenhamos a informação de um cartão, sem ter a do utilizador que lhe está associado, será aqui que podemos proceder com uma pesquisa.
Clicando num cartão, podemos alterar o seu PIN e número de série, bem como suspender ou cancelar o cartão [ver detalhes de estados de cartão, mais abaixo].
Para além de listar os cartões da escola, clicando na opção “Todos os pedidos”, na barra lateral, lista ainda os pedidos de cartões efetuados à Codevision que se foram fazendo ao longo do tempo, podendo aceder aos detalhes de cada um deles, incluindo o estado do pedido.
É neste menu que se procede com o pedido de novos cartões, bem como verificar se um cartão está a funcionar.
Ao clicar no botão de ação Verificar cartão somos redirecionados para uma página em branco a qual, após passar o cartão no leitor ligado ao computador do BackOffice, é substituída pela do cartão que passámos no leitor. Esta ação é útil porque permite despistar problemas reportados pelos alunos, como mau funcionamento do cartão, incapacidade de entrar na escola, ou outros, podendo desta forma ver informações úteis para esse despiste, como a validade do cartão, o seu número de série, etc.
O botão Pedir cartões permite-nos fazer um pedido novo de cartões. Após a introdução dos dados iniciais (a escola, ano letivo e tipo de cartões que queremos), somos direcionados para os detalhes do pedido em questão [ver imagem abaixo], onde poderemos selecionar os utilizadores para os quais queremos pedir esses novos cartões. É desta forma que se define o número de cartões a pedir.
É importante referir que para que o pedido seja efetivado é necessário carregar no botão Submeter pedido; caso contrário, o pedido ficará apenas pendente para que se possa ir adicionado e removendo cartões ao pedido até fazer sentido finalizar o mesmo – por exemplo, até perfazer um número apropriado de cartões.
Para além disso, apenas os utilizadores que não possuam um cartão válido é que aparecem na secção de seleção de utilizadores; se todos tiverem um cartão válido, não aparece ninguém.
Existem vários tipos de cartão no ePass, associados a diferentes tipos de utilizador – o Docente tem um Cartão de Professor, o Aluno tem um Cartão Escolar, etc.
Destes, o Cartão de Substituição é ligeiramente diferente, porque não é atribuído a nenhum tipo de utilizador específico, sendo antes um cartão que é temporariamente atribuído a qualquer utilizador, nos casos em que necessitam de um cartão temporário para estarem na escola – como por exemplo no caso de ter sido deixado em caso ou de extravio do mesmo.
Como vimos, existe uma secção na ficha do "Utilizador" relativa aos cartões. Essa secção será a mais complexa das informações que constam da ficha do utilizador, devido aos diferentes estados dos cartões, e é importante perceber a lógica por trás do processo de pedido de novos cartões, bem como de cancelamento e de substituição dos mesmos, para que possamos perceber o que significam os seus diferentes estados.
É diretamente na ficha do "Utilizador" que procedemos à atribuição do cartão de substituição, existindo na secção “Cartões” um botão próprio para tal, com o nome “Cartão Substituição (temporário)”.
Assim que este cartão é criado para o utilizador, o botão muda de nome, passando a dizer “Reverter substituição”, em cujo caso o cartão, mais recentemente associado ao utilizador, passa a ficar ativo.
Estados cartão
Existem portanto nove possíveis estados para um cartão.
Os primeiros quatro são da gestão normal de cartões, a saber:
Ativo – Está em funcionamento, é o cartão do dia-a-dia do utilizador;
Desativo – Cartão que passou a data de validade;
Suspendido – Cartão cujo funcionamento ficou suspenso mediante ação no BackOffice, como no caso de um
utilizador que o tenha deixado em casa;
Cancelado – operação irreversível que impede que um determinado cartão volte a ser utilizado;
Os restantes 5 referem-se aos pedidos de novos cartões:
Pré pedido – antes de ser finalizado o pedido do novo cartão;
Pedido – após o pedido ter sido enviado para impressão do cartão;
Enviado para o servidor – quando todos cartões já estão na fila de impressão para produção;
Em preparação – o pedido onde o cartão se encontra está a ser impresso;
Emitido – cartão já foi produzido, mas o aluno ainda tem um cartão no estado ativo;
Substituído – cartão atual de utilizador ao qual tenha sido atribuído um cartão de substituição.
↘ Ações possíveis neste menu:
Pedir cartões novos Cancelar ou suspender o cartão de um utilizador, e redefinir o seu pin e nº série Ver as informações, o controlo de acessos e as refeições dos utilizadores.
↘ No menu Configurações:
Definir emissores dos cartões
Definir emissores dos cartões
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