É possível criar exames sem, previamente, se ter definido as épocas de exames.
No separador “exames”, a partir do botão “adicionar” presente no cimo da listagem, poderá adicionar os diferentes exames que irão ocorrer de acordo com o nível de formação e tipo de prova previamente escolhidos.
Caso seja necessário apagar um exame, bastará selecionar o exame na listagem e clicar no botão “apagar” presente no cimo da listagem.
Clicando no botão “adicionar”, surge nova janela para preenchimento de alguns campos para criação do exame, tais como “disciplina base”, “código”, “designação da prova”, “fase”, “data”, “hora”, “duração” e “ano”.
Ao configurar o campo da tolerância, o mesmo irá refletir-se no relatório da convocatória; este campo da tolerância está como não obrigatório pois há casos de tipos de exame em que não existe tolerância e por isso basta não preencher.
Ao configurar o campo da sala, o sistema calcula colisões de salas caso existam. Tem também disponível um campo de observações, que poderá surgir ou não no relatório da convocatória.
Em cada exame é possível associar várias salas. Ou seja, para o exame à disciplina de Português do 12º ano, vão ser utilizadas 5 salas.
Aquando a criação do exame, abaixo dos campos de configuração do Exame, surge a listagem Salas do exame, sendo possível assim associar várias salas a um exame.
Num exame, é possível também selecionar vários grupos de docência, A associação de grupo de docência a um exame é relevante dado ser necessário para assinalar os docentes coadjuvantes do respetivo exame.
Aquando a criação do exame, abaixo dos campos de configuração do Exame e da listagem Salas do exame, surge a listagem Grupos de docência, para assim ser possível associar um ou vários grupos de docência a um exame.
Apos criar o exame surgem três novos separadores, “docentes isentos do exame”, “convocatória” e “relatórios”.
No separador “docentes isentos do exame”, temos a opção de isentar o docente deste exame em específico. Este separador assim como o botão “Isentar/Remover isenção” presente no cimo da listagem, funcionam de forma equivalente ao separador “docentes isentos” e botão “Isentar/Remover isenção” de todos os exames, quando se edita o ano letivo em secretaria - secretariado de exames.
No separador “relatórios”, estão disponíveis três relatórios:
R0891 - Convocatória de exame
Na convocatória, para os casos em que se aplica uma ou outra terminologia, surgirá Coadjuvantes/Júri.
R0892 - Calendário de provas (em tabela)
R0893 - Calendário de provas (em listagem)
Passo a passo para configurações do módulo secretariado de exames:
1 - Secretariado de exames - Configurar os tipos de provas
2 - Secretariado de exames - Isentar docentes
3 - Secretariado de exames - Configurar épocas e exames
4 - Secretariado de exames - Criar exames
6 - Secretariado de exames - Ativação das notificações respetivas ao secretariado de exames
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