Existe, no e-Schooling, a possibilidade de envio das credenciais do primeiro acesso ao eCommunity através de e-mail, no menu "eCommunity" - "Gestão de utilizadores".

Para utilizar esta funcionalidade, serão necessárias algumas configurações, como os dados do servidor de SMTP e a mensagem que acompanha as credenciais de acesso.

Configurações 

Para configurar os dados do servidor de SMTP, será necessário aceder ao menu "Administração do sistema" - "Comunicações" - "Configuração de mensagens" - separador "Configurações e contas de email" e preencher os campos da conta de e-mail geral.

Após preenchimento dos dados, poderá testar se a configuração está correta, enviando um e-mail de teste. Para tal, podem utilizar o campo de “Enviar e-mail de teste para”, inserindo aí o endereço de e-mail para onde pretende enviar o teste, e clicando no botão “Testar configurações”.

De referir que, para testar as configurações deverá guardar primeiro o que preencheu e, de referir também que, se não preencher os campos na listagem “Conta de e-mail do módulo financeiro” deverá eliminar os dados que surgem preenchidos por defeito e guardar.

Poderá configurar um texto para acompanhar o envio das credenciais de acesso, acedendo ao menu "eCommunity" - "Configurações" - nas mensagens no campo “Mensagem de envio de credenciais por e-mail".

Funcionalidade de envio de credenciais 

Após configurações feitas, para efetuar o envio de credenciais de acesso ao eCommunity via e-mail, deverá aceder ao menu "eCommunity" -> "Gestão de utilizadores" -> editam a escola -> e abrir-se-á uma nova janela com vários separadores. 

Para o envio de credenciais, será necessário aceder aos separadores com designação de “Enviar credenciais…”, escolhendo o separador a aceder dependendo do tipo de entidade que pretende enviar. Se for a alunos, deverá aceder ao separador denominado “Enviar credenciais a alunos”, e neste separador poderá selecionar determinada(s) entidade(s) no quadrado do lado esquerdo do nome e clicar no botão designado “Enviar para os alunos selecionados”, enviando assim os dados 

de acesso ao(s) aluno(s) selecionado(s). 

Ou poderá clicar no botão designado “Enviar para todos os alunos”, enviando para todos os alunos da listagem.

Os restantes separadores de envio de credenciais funcionam da mesma forma.

Anteriormente ao envio das credenciais, deverá validar que os acessos foram criados. Tem a possibilidade de, nestes separadores de envio de credenciais, em vez de individualmente aceder à ficha da entidade (aluno, encarregado de educação ou a quem terá perfil de consulta) e clicar no botão “Criar acesso”, criar os acessos ao eCommunity de uma forma global para as entidades que selecionar ou para todas as entidades, nas listagens destes separadores. 

No cimo de cada uma das listagens, surgem os botões “Gerar conta para todos os …” e “Gerar contas para os … selecionados”. Estes botões irão gerar os dados de acesso ao eCommunity (utilizador e password). Depois do acesso criado, poderá proceder ao envio desse mesmo acesso, via e-mail.

Nestes separadores de envio de credenciais, na respetiva listagem existe uma coluna “Email” que permite identificar quais as entidades com e sem endereço de email (preenchido na sua ficha de entidade no e-Schooling). Conseguem assim facilmente identificar as entidades em que não será possível enviar os dados de acesso ao eCommunity via e-mail, pois não tem e-mail preenchido na ficha da entidade no e-Schooling.

Ainda nestes separadores de envio de credenciais, na respetiva listagem existe uma coluna “E-mail enviado”, que permite identificar a quais entidades já foi enviado o e-mail. Para entidades em que esse campo esteja ativo, caso pretendam enviar novamente o e-mail com os dados de acesso ao eCommunity, deverão selecionar a(s) entidades no quadrado ao lado esquerdo do nome e clicar no botão “Marcar como não enviado” que surge no cimo da listagem. Posteriormente a isto, conseguirão enviar novamente o email com os dados de acesso ao eCommunity.

No separador de e-mails enviados poderá consultar os e-mails enviados, tendo uma listagem disponível com informação do nome da entidade, e-mail, data e um excerto do texto.

No separador Utilizadores, é possível visualizar todos utilizadores do eCommunity e é possível também bloquear ou desbloquear o acesso de uma entidade ao eCommunity.

Quando o utilizador se bloqueia por excesso de tentativas de login falhadas, poderá neste menu pesquisar pelo mesmo e na listagem surgirá indicação que estará bloqueado, bastando selecionar essa entidade e clicar no botão “Bloquear/Desbloquear”.

Se pretender bloquear o acesso ao eCommunity de determinada entidade, poderá efetuar o mesmo procedimento acima referido, selecionando a entidade e clicando no botão de “Bloquear/desbloquear”.

Neste separador de utilizadores, é também possível, para escolas com módulo financeiro, autorizar um determinado utilizador do eCommunity (perfil de aluno, EE ou consulta) a visualizar a conta corrente, sobrepondo às configurações de menus efetuadas no eCommunity. 

A título de exemplo, esta possibilidade existe caso pretenda dar autorização a um determinado utilizador para consultar e não a todos com perfil de consulta. 

Esta configuração é efetuada, selecionando o utilizador no quadrado ao lado esquerdo do nome e clicando no botão com a designação de “Marcar/Desmarcar para ver sempre Conta Corrente”.

Junto ao botão "Fechar", tem presentes três botões, que permitem bloquear o acesso ao eCommunity, por parte de entidades inativas. É possível bloquear utilizadores que não estejam ativos para o ano letivo ativo.