A disponibilização da política de privacidade visa indicar quais os dados que são recolhidos, para que efeito, quanto tempo os vamos manter do nosso lado e qual o tratamento que será realizado.

Soluções e-Schooling

A Codevision disponibiliza as suas políticas de privacidade em cada uma das suas soluções.

Para consultar a política de privacidade da Codevision no e-Schooling, bastará no canto inferior esquerdo da página inicial, clicar na palavra “licenciado” e será redirecionado para a referida política de privacidade da solução.

Para consultar a política de privacidade da Codevision no eCommunity, bastará, clicar no texto “Copyright Codevision © 2018” disponível no canto inferior esquerdo da página inicial.

Instituição de ensino 

1. Criação de políticas de privacidade

Para criar a(s) políticas de privacidade, deverá aceder a administração do sistema > RGPD> políticas de privacidade.

Na criação da política de privacidade, existe a distinção entre a política de privacidade do e-Schooling e a política de privacidade do eCommunity.

Ao clicar no botão adicionar surgirá nova janela para então ser possível criar a política de privacidade.

Na configuração da política de privacidade, é solicitado:

• a escolha do idioma em que pretende disponibilizar a política;
• a indicação do número de vezes que o utilizador pode ignorar a política;
• a indicação do título da notificação;
• campo de texto, com editor de texto avançado, para então descrever a política de privacidade da Instituição de ensino.

Existe a possibilidade de disponibilizar a política de privacidade configurada em vários idiomas. Para isso, basta editar a política já configurada administração do sistema - RGPD - políticas de privacidade e escolher um outro idioma pretendido.

Uma vez que o utilizador (quer do e-Schooling quer do eCommunity) pode escolher o idioma em que pretende ver a informação da plataforma (através dos ícones das bandeiras), ao disponibilizar a política de privacidade em vários idiomas, é partilhada com a política no idioma escolhido pelo utilizador. 

Ou seja, ao configurar a política de privacidade no idioma português e de seguida escolher o idioma inglês, um utilizador que tenha definido idioma para visualizar a informação em inglês ao consultar a política de privacidade irá ver a mesma em inglês.

Porém se o utilizador tiver configurado o idioma Inglês e a Escola só disponibilizar a política de privacidade em Português, o utilizador acederá à mesma apenas na versão disponível, em Português.

Em cenário multischooling, existe a possibilidade de criar uma política de privacidade por cada aplicação (e-Schooling, eCommunity, ePass) para cada uma das escolas do grupo.

2. Notificação

Após política de privacidade criada, a escola tem a possibilidade de notificar os utilizadores (e-Schooling ou eCommunity) da disponibilização da mesma.

Este procedimento é efetuado na mesma janela de criação da política de privacidade, acedendo a administração do sistema > RGPD > políticas de privacidade > editar a política > botão “notificar utilizadores” presente no cimo da janela.

Ao efetuar este procedimento, o sistema lança um alerta a questionar se tem a certeza de que pretende notificar os utilizadores da disponibilização/alteração da política de privacidade.

Esta notificação tem em conta a configuração do campo “número de vezes que o utilizador pode ignorar a política” feita aquando a criação da política de privacidade. 

A escola tem a possibilidade de configurar o número de vezes que o utilizador poderá ignorar a notificação da disponibilização da política de privacidade.

O utilizador receberá a notificação de disponibilização da política de privacidade, ou notificação de posterior alteração da política de privacidade, na forma de janela pop-up quando efetuar login na plataforma. 

Nesse momento, o utilizador poderá clicar no botão “Li e tomei conhecimento” ou clicar no botão “Ignorar”. 

O botão “Ignorar” surgirá consoante o valor configurado no campo “número de vezes que o utilizador pode ignorar a política” aquando a criação da política. 

A escola poderá nem permitir que o utilizador ignore uma única vez, configurando o respetivo campo com valor zero. E assim, o botão ignorar nunca irá surgir na janela da notificação.

3. Atualização 

Após criação e disponibilização da política de privacidade, a escola poderá ter a necessidade de acrescentar informação/alterar o conteúdo da mesma. 

No e-Schooling tem essa possibilidade, acedendo a administração do sistema > RGPD > políticas de privacidade > edita a respetiva política. 

Ao proceder neste sentido, aconselhamos a reforçar, no título da notificação, essa mesma alteração para facilitar ao utilizador a consulta e leitura da política. 

Por exemplo, fazer referência, no título da notificação, qual o capítulo da informação adicionado ou alterado. 

No conteúdo da política de privacidade, utilizando o editor de texto avançado, poderá salientar o que terá sido acrescentado ou alterado, 

configurando, por exemplo, com um sublinhado e/ou um negrito o ou os capítulo(s)/parágrafo(s)/linha(s) respetivos.

No seguimento da criação e posteriores alterações à política de privacidade, a escola tem acesso a uma listagem com o histórico desses procedimentos. 

Acede a administração do sistema > RGPD > políticas de privacidade > edita a política e, no separador “Histórico”, serão listadas a criação e posteriores alterações à referida política.

4. Tomada de conhecimento 

Em administração do sistema > RGPD > políticas de privacidade > edita a política de privacidade, a escola tem acesso ao separador “Tomada de Conhecimento”, em que serão listados os utilizadores que já procederam à leitura da notificação da política de privacidade e indicação do dia e hora dessa mesma leitura (clicaram no botão “li e tomei conhecimento” na notificação da disponibilização da política de privacidade).